コンプライアンス

内部統制システムに関する基本方針

会社法の定める内部統制システムにつき、当社は、下記の項目で取組みの基本方針を設定しています。

1. 当社及び子会社の取締役及び使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制

  1. 法令遵守がすべての企業活動の前提である旨を定める「ベリサーブグループ企業行動憲章」及び「ベリサーブグループ役員社員行動基準」を制定し、当社及び当社子会社の役員・使用人への周知徹底をすすめ、当該役員・使用人が法令及び定款を遵守するために必要なその他の関連規程類を整備し、その浸透・徹底を図る。
  2. 当社は、コンプライアンスに関する統括組織として、リスク・コンプライアンス委員会を設置する。リスク・コンプライアンス委員会の委員長は、当社のコンプライアンス態勢の整備に関する統括責任者としての責任と権限を持つ。リスク・コンプライアンス委員会は、コンプライアンス態勢の整備及び問題点の把握に努め、適時、取締役会及び監査等委員会へ報告する。
  3. コンプライアンス違反等が発生した場合に、迅速かつ適切な対応のできる体制をSCSKグループと連携のうえ整備する。また、コンプライアンス違反の未然防止と早期解決を図ることを目的に、「ヘルプライン」を設置・運用する。
  4. 役員・使用人へのコンプライアンス研修及び啓発を定期的に実施する。また、定期的にコンプライアンス意識調査を実施し、コンプライアンスの浸透度等につきモニタリングを行う。
  5. 市民社会の秩序や安全に脅威を与える反社会的勢力及び団体による不当要求に対しては、組織全体として毅然とした態度で対応し、反社会的勢力とは取引関係その他一切の関係を持たない体制を整備する。
  6. 財務報告に係る内部統制については、「財務報告に係る内部統制の基本方針」を制定し、会社法、金融商品取引法、東京証券取引所規則等への適合性を確保の上、担当部門を設けて、十分な体制を整備して運用する。
  7. 監査等委員会は、当社及び子会社のコンプライアンス体制に問題があると認めるときは、意見を述べるとともに、取締役会に対して改善策の策定を求めるものとする。
  8. 内部監査担当部門は独立的な立場で当社及び子会社に対する内部監査を実施し、その結果を代表取締役社長に報告すると共に、必要に応じて改善を促す。

2. 取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制

  1. 取締役の職務の執行に係る情報は「文書管理規程」に従い、文書又は電磁媒体に記録して保存する。
  2. 文書の保存、管理は、文書ごとに管理部門を定め、保存期限は文書保存年限表による。
  3. 取締役は、「文書管理規程」に基づき、これら文書を常時閲覧できるものとする。

3. 損失の危険の管理に関する規程その他の体制

  1. 日常の業務執行については、「職務権限規程」に基づき、付与された権限の範囲内で事業の遂行にあたりリスクを管理する。経営上のリスクの分析及び対策の検討については、社長を議長とする経営会議で行い取締役会に報告する。
  2. 日常の業務執行にあたり、機密情報の管理徹底と個人情報の適切な保護は重要な問題であり、当社規程として「機密情報管理規程」、「個人情報保護規程」並びにそれらに関連した規則を制定し、対応の徹底を行う。役員・使用人への研修及び啓発を実施し、その重要性及び取扱方法の浸透・徹底を図る。
  3. 内部者取引防止委員会を設置し、「内部者取引防止規程」を制定の上、役員・使用人による親会社、SCSKグループ、子会社及び取引先企業の株式等の売買に関する事前チェックを実施し、積極的に啓発活動を行い、インサイダー取引の未然防止に努める。

4. 取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制

  1. 取締役会は「定款」及び「取締役会規程」に基づき運営し、定時開催の他、必要に応じて臨時に開催する。取締役会では、付議事項の審議及び重要な報告を行う。
  2. 取締役会に付議される事項については、事前に十分な審議及び議論を実施して、取締役の職務が効率的に行われるような事業運営を行う。
  3. 事業計画を定め、達成すべき目標を明確にして、定期的(月次、四半期、半期、年間)に進捗を確認し、必要な対策や見直しを行う。

5. 当社並びに親会社及び子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制

  1. SCSKグループの横断的な会議体への出席を通じて、グループ間情報の共有化を図り、SCSKグループ並びに子会社間取引ルールを役員・使用人へ徹底して、グループ間取引の適正を確保する。
  2. 当社は、「関係会社管理規程」において、子会社の経営内容を適切に把握するため、経営全般に関する事項、経理財務に関する事項、金銭の支出に関する事項、その他重要事項について管理を行ない、また、同規程に定める重要事項について、事前又は事後直ちに報告すること又は承認を得ることを義務付ける。
  3. 当社は、子会社を含むリスクの発生の防止およびリスク発生時の的確な対応を図るために、「リスク・コンプライアンス規程」を制定し、リスク管理体制を構築し、また、リスク管理を統括する組織として、リスク・コンプライアンス委員会を設置し、リスク発生時には、当社及び子会社の損失を最小限にするための対策を立案し、実施する。
  4. 当社は、子会社の自主的な経営を尊重し、「関係会社管理規程」において、子会社が経営等に関する重要事項について、当社に報告又は承認を得ることを定め、子会社にこれを義務付ける。また、毎月定期的に開催される子会社との会議おいて、経営方針、事業計画の確認等を行い、経営等に関する重要事項について事前に報告を求め、その検討を行なう。その他、子会社全体での規程類の内容を統一化、標準化し、一層の業務の適正化及び効率化を図る。
  5. 当社は、「ベリサーブグループ企業行動憲章」及び「ベリサーブグループ役員社員行動基準」に基づき、子会社のコンプライアンス体制を確保する。また、子会社との間で監査協定書を締結し、子会社に対して定期又は必要に応じて監査を実施し、当社監査等委員会も、内部監査状況、会計監査人の意見を聴取するなどして、自らの判断にて監査を実施し、子会社の業務の適正を確保する。

6. 監査等委員会の職務を補助すべき取締役及び使用人に関する事項、当該取締役及び使用人の取締役(監査等委員である取締役を除く。)からの独立性に関する事項並びに監査等委員会の当該取締役及び使用人に対する指示の実効性の確保に関する事項

  1. 監査等委員会がその職務を補助すべき使用人を求めた場合、当該使用人を配置するものとし、具体的な配置にあたっては、その具体的な内容(組織、人数等)を調整し実施する。なお、監査等委員会の職務を補助すべき取締役は置かない。
  2. 監査等委員会の職務を補助する使用人は、職務遂行にあたっては取締役(監査等委員である取締役を除く。)からの指揮命令を排除し、独立した立場で、監査等委員会の指揮命令に基づき職務を遂行するとともに、監査等委員会からの指示内容等について、監査等委員会に対して守秘義務を負うものとする。
  3. 監査等委員会の職務を補助する使用人の人事異動、人事評価、懲戒処分は、監査等委員会の同意を得て行うものとし、取締役(監査等委員である取締役を除く。)からの独立を確保するものとする。

7. 当社及び子会社の取締役及び使用人等が監査等委員会に報告するための体制、その他の監査等委員会への報告に関する体制並びに報告した者が当該報告をしたことを理由として不利な取扱いを受けないことを確保する体制

  1. 当社の取締役(監査等委員である取締役を除く。)及び使用人並びに子会社の取締役、監査役及び使用人は、当社監査等委員会に対して、直接、法定の事項に加え全社的に重大な影響を及ぼす事項、内部監査の実施状況、「ヘルプライン」による通報状況及びその内容を速やかに報告する。
  2. 当社及び子会社は、「ヘルプライン」へ通報・相談した者並びに当社監査等委員会に直接、通報又は前項に定める内容を報告したことを理由に、その者に対して不利益な取扱いを行ってはならないものとする。
  3. 当社及び子会社は、「ヘルプライン」又は当社監査等委員会に通報又は報告を行った者に対して不利益な取扱いを行わない旨を明文化し、当社の取締役(監査等委員である取締役を除く。)及び使用人並びに子会社の取締役、監査役及び使用人に対し周知徹底する。

8. その他監査等委員会の監査が実効的に行われることを確保するための体制および監査等委員会の職務執行(監査等委員会の職務の執行に関するものに限る。)について生じる費用の前払又は償還の手続その他の当該職務の執行について生じる費用又は債務の処理に係る方針に関する事項

  1. 監査等委員会は、社内の重要な会議に出席する機会、取締役及び重要な使用人からヒアリングする機会を確保する。
  2. 監査等委員会は、代表取締役、会計監査人それぞれとの間で定期的に意見交換の会合を行う。また必要に応じ会計監査人に報告を求める。
  3. 監査等委員会は、監査の実施にあたり必要と認めるときは、自らの判断で、弁護士等外部専門家のアドバイスを求めることができる。
  4. 当社は、監査等委員がその職務の執行(監査等委員会の職務の執行に関するものに限る。)について生ずる費用の前払又は支出した費用等の償還、負担した債務の弁済を請求したときは、その費用等が監査等委員の職務の執行について生じたものでないことを証明できる場合を除き、これに応じるものとする。

以上